Encargado de Atención al Estudiante
Punto de contacto integral del estudiante. Orienta consultas, gestiona becas, bienestar y canales de retroalimentación con la comunidad.
Datos generales
Oficina de Atención al Estudiante
Marta Irene Flores Polanco
Vicerrectora Académica
7850-4302
Indicadores destacados
Indicadores destacados
1,500+
Gestiones documentadas
Orientación, ingreso, trámites, beneficios, materias tutoradas y seguimiento
619
Estudiantes de nuevo ingreso
524 en ciclo 01-2025 · 95 en ciclo 02-2025
612
Interesados del portal web
463 en ciclo 01-2025 · 149 en ciclo 02-2025
12
Ferias y jornadas
Promoción y orientación vocacional en el ciclo 02-2025
Alineación estratégica
Alineación con el Plan Estratégico
La unidad de Atención al Estudiante contribuyó al Plan Estratégico Institucional mediante la atención integral, orientación y seguimiento de estudiantes y aspirantes, funcionando como enlace entre el estudiantado y las áreas académicas, administrativas y financieras. Durante 2025 apoyó procesos de nuevo ingreso, equivalencias, reingresos, retiros, trámites académicos, beneficios estudiantiles, materias tutoradas, prueba diferida, Examen General Complementario y comunicaciones institucionales — fortaleciendo el acompañamiento durante la trayectoria académica del estudiante. Aportó al servicio al estudiante y a la participación de mercado mediante atención presencial, correo, llamadas y WhatsApp institucional, seguimiento a interesados del portal web, ferias universitarias y apoyo a matrícula.
Galería destacada
Evidencia visual
Actividades
Principales actividades realizadas
Atención multicanal a estudiantes y aspirantes
Orientación presencial, por correo, llamadas y WhatsApp institucional sobre procesos académicos, administrativos y de ingreso.
Resultado obtenido — Atención mediante 4 canales: presencial, correo, llamada y WhatsApp.
Seguimiento a interesados provenientes del portal web
Seguimiento a personas interesadas que escribieron desde la página web institucional para solicitar información sobre la oferta académica y matrícula.
Resultado obtenido — 612 interesados registrados en 2025: 463 en ciclo 01-2025 y 149 en ciclo 02-2025.
Apoyo al proceso de matrícula de nuevo ingreso
Información y acompañamiento para la matrícula de estudiantes de nuevo ingreso durante el ciclo 2025.
Resultado obtenido — 619 estudiantes formalizados: 524 en ciclo 01-2025 y 95 en ciclo 02-2025.
Acompañamiento a ingreso por equivalencias
Orientación y seguimiento a estudiantes interesados en ingresar por equivalencias, articulando el proceso con las áreas correspondientes.
Resultado obtenido — 46 ingresos formalizados: 31 en ciclo 01-2025 y 15 en ciclo 02-2025.
Acompañamiento a reingresos
Orientación a estudiantes que retomaron estudios, facilitando información sobre el proceso de reincorporación.
Resultado obtenido — 14 reingresos formalizados en ciclo 02-2025.
Elaboración y gestión de expedientes
Expedientes de estudiantes de Nuevo Ingreso, Equivalencias y Reingreso.
Resultado obtenido — Gestión de +679 expedientes en 3 modalidades de ingreso.
Seguimiento a retiros parciales y totales
Solicitudes de retiro parcial y total, orientando al estudiante y canalizando el proceso según correspondiera.
Resultado obtenido — 34 retiros totales numerados y 47 retiros parciales registrados en ciclo 02-2025.
Apoyo en procesos de prueba diferida y Examen General Complementario
Mejora del proceso de comunicación y orientación para estudiantes que solicitaron prueba diferida o Examen General Complementario.
Resultado obtenido — Mejora aplicada en 2 procesos académicos críticos durante el ciclo 02-2025.
Seguimiento a beneficios y promociones estudiantiles
Apoyo a la gestión de estudiantes beneficiados con promociones institucionales.
Resultado obtenido — 61 estudiantes con promoción pronto pago y 4 casos de alumno promotor.
Gestión de materias tutoradas
Acompañamiento a la generación y seguimiento de materias tutoradas solicitadas por estudiantes.
Resultado obtenido — 11 estudiantes con materia tutorada gestionada en ciclo 02-2025.
Logros relevantes
Logros relevantes
Consolidación del modelo de atención integral al estudiante, con más de 1,500 gestiones documentadas durante 2025 — orientación a aspirantes, procesos de ingreso, equivalencias, reingresos, retiros, trámites académicos, beneficios estudiantiles, materias tutoradas y seguimiento de casos.
Atención oportuna de trámites académicos solicitados por estudiantes, con 140 documentos gestionados en el ciclo 01-2025 (constancias de estudio, certificaciones de notas, programas de estudio, documentos autenticados y reposición de títulos).
Proyectos
Proyectos ejecutados
Digitalización y estandarización de procesos de Atención al Estudiante
Objetivo
Fortalecer la atención integral al estudiante mediante el levantamiento, revisión, depuración y organización de procedimientos institucionales vinculados con consultas, solicitudes, reclamos, trámites académicos, beneficios, denuncias y gestiones estudiantiles.
Estado
Iniciado y operativizado en 2025
Impacto · Mapeo de 38 procedimientos iniciales, depuración hacia 26 procedimientos principales, 2 procedimientos financiero-contables pendientes de definición y 3 rutas/documentos complementarios.
Procedimiento de Atención Integral a Estudiantes
Objetivo
Establecer una ruta institucional para recibir, clasificar, canalizar y comunicar la resolución de casos estudiantiles, diferenciando consultas, reclamos, solicitudes académicas, solicitudes administrativo-financieras y denuncias.
Estado
Operativizado en 2025, pendiente de autorización formal
Impacto · 1 procedimiento principal con 24 pasos operativos y participación de 6 responsables institucionales.
Organización de procedimientos de beneficios, servicio social y graduación
Objetivo
Integrar en el modelo de atención los procedimientos asociados a promociones, becas, servicio social y graduación, por su relación directa con solicitudes frecuentes de estudiantes.
Estado
En proceso
Impacto · Incorporados 3 procedimientos de beneficios estudiantiles (pronto pago, alumno promotor y becas), 2 procedimientos de servicio social y 1 procedimiento de graduación.
Eventos
Participación en eventos
Internacionalización
Internacionalización
Innovación
Innovación
Académica
Fortalecimiento de la orientación académica mediante el acompañamiento a procesos que inciden directamente en la trayectoria del estudiante: equivalencias, reingresos, retiros parciales y totales, materias tutoradas, prueba diferida y Examen General Complementario.
Tecnológica
Avance en el uso de canales digitales para la atención, orientación y seguimiento estudiantil: correo electrónico, WhatsApp institucional, formularios del portal web y comunicaciones digitales masivas.
Administrativa
Inicio de la digitalización y estandarización de procesos mediante el mapeo y depuración de procedimientos vinculados con consultas, solicitudes, reclamos, trámites académicos, beneficios, denuncias y gestiones estudiantiles.
Gestión administrativa
Gestión administrativa
Acciones realizadas
Coordinación, seguimiento y derivación de casos estudiantiles hacia las áreas académicas, administrativas y financieras, funcionando como punto de enlace institucional para orientar al estudiante y dar continuidad a sus solicitudes. Gestión de trámites documentales y comunicaciones institucionales dirigidas a estudiantes en procesos de matrícula, inscripción, beneficios, solvencias, actualización de datos, prueba diferida, Examen General Complementario y consultas individuales.
Desafíos
Dificultades y desafíos
Alta demanda de consultas y gestiones estudiantiles, necesidad de reducir tiempos de respuesta y mejorar la trazabilidad de casos derivados a áreas académicas, administrativas y financieras. Se requiere consolidar la digitalización de procesos iniciada en 2025, fortalecer el uso de formularios y canales institucionales, y avanzar hacia mecanismos más ágiles para el seguimiento de solicitudes, reclamos, trámites especiales, beneficios y procesos académicos sensibles.
Lecciones
Lecciones aprendidas
La atención al estudiante requiere no solo brindar información, sino acompañar, derivar y dar seguimiento oportuno a cada caso hasta su resolución — especialmente en procesos como equivalencias, retiros, materias tutoradas, beneficios y trámites académicos. Contar con procedimientos estandarizados, canales digitales claros y comunicación institucional permanente reduce confusiones, mejora la experiencia estudiantil y fortalece la articulación entre unidades.
Proyecciones 2026
Proyecciones 2026
Para 2026, Atención al Estudiante proyecta consolidar la digitalización y estandarización de sus procesos, dando continuidad a los 26 procedimientos principales identificados, al Procedimiento de Atención Integral a Estudiantes y al uso de formularios digitales para mejorar la trazabilidad de casos. Asimismo prevé fortalecer la atención multicanal, optimizar tiempos de respuesta, mejorar el seguimiento a aspirantes del portal web, reforzar el acompañamiento en matrícula, equivalencias, reingresos, retiros y beneficios estudiantiles, y ampliar la comunicación institucional mediante correo, WhatsApp y UOnline.
Evidencia documental