Gestor de Organización y Métodos
Diseña y mantiene la estructura, manuales y procesos institucionales. Apoya la documentación de procedimientos y la mejora organizacional.
Datos generales
Unidad de Organización y Métodos
Lady Michelle Quinteros Mejía
Líder de Gestión Estratégica y Calidad Institucional
7178 3863
Alineación estratégica
Alineación con el Plan Estratégico
La Unidad de Organización y Métodos contribuyó al fortalecimiento institucional mediante la implementación de un enfoque estructurado de gestión por procesos, orientado a la estandarización, optimización, digitalización y control de los procesos académicos y administrativos. Durante 2025 ejecutó el Proyecto de Procedimientos Académicos, alineado al eje estratégico de Gobernanza y Calidad, evaluando integralmente 44 procedimientos institucionales del macroproceso de Gestión Académica (atención al estudiante, registro académico, academia y servicio social), de los cuales 28 fueron optimizados mediante la eliminación de actividades sin valor, la simplificación de flujos de trabajo y la redefinición de responsabilidades. Esto permitió reducir pasos operativos, mejorar tiempos de respuesta, fortalecer el control interno e incrementar la trazabilidad. La Unidad también aportó al fortalecimiento de la cultura organizacional mediante capacitación, acompañamiento técnico y seguimiento continuo, promoviendo la adopción de buenas prácticas y la mejora continua.
Galería destacada
Evidencia visual
Actividades
Principales actividades realizadas
Diagnóstico de procesos
Levantamiento, análisis y evaluación de procedimientos académicos existentes, identificando cuellos de botella, redundancias y riesgos operativos.
Resultado obtenido — 44 procedimientos evaluados correspondientes al macroproceso de Gestión Académica, impactando directamente los servicios clave al estudiante (atención, registro, academia y servicio social).
Optimización de procesos
Rediseño de procedimientos mediante simplificación, eliminación de actividades sin valor y mejora de flujos.
Resultado obtenido — 28 procedimientos optimizados (63.6%).
Estandarización documental
Elaboración y actualización de manuales (MAPROS), formatos y registros institucionales.
Resultado obtenido — Documentación institucional formalizada al 100%.
Digitalización de procesos
Implementación de formularios electrónicos y sustitución de procesos manuales por digitales en Registro Académico, Atención al Estudiante y Academia.
Resultado obtenido — Reducción estimada de hasta 60% en uso de papel y tiempos operativos.
Automatización de procesos
Integración de validaciones y controles automáticos en el sistema institucional UONLINE, generación de PDF automáticos y alertas.
Resultado obtenido — Disminución de errores operativos y mayor trazabilidad de la información.
Capacitación y socialización
Desarrollo de jornadas presenciales y creación de módulos virtuales en la plataforma CAT para agilizar los procesos de capacitación.
Resultado obtenido — 100% de ejecución de las actividades de capacitación.
Acompañamiento técnico
Asesoría continua a unidades para la implementación de procesos rediseñados.
Resultado obtenido — Mejora en la adopción institucional del enfoque de gestión por procesos.
Seguimiento y control
Implementación de mecanismos de monitoreo, evaluación y mejora continua mediante encuestas de satisfacción para cada actor clave en cada proceso actualizado.
Resultado obtenido — Fortalecimiento del control interno e implementación de mecanismos de control en el 100% de procesos optimizados.
Logros relevantes
Logros relevantes
Intervención estratégica del macroproceso de Gestión Académica, impactando directamente los procesos críticos relacionados con la atención y gestión del estudiante.
Evaluación integral de 44 procedimientos académicos institucionales, optimizando el 63.9% de los procedimientos analizados y mejorando eficiencia y tiempos de respuesta.
Implementación de herramientas de digitalización (formularios electrónicos y documentos automatizados).
Visualización del mapa de procesos, procedimientos y formularios en la página web institucional.
Avances en la automatización de procesos en UONLINE: estado de cuenta visibles y confiables, acceso a record académico para consejerías docentes, reportes de becados y exámenes complementarios, validación de inscripción de laboratorio obligatorio y formulario de nuevo ingreso automatizado.
Ejecución del 100% de las actividades de capacitación y socialización.
Fortalecimiento del control documental y la trazabilidad de la información.
Consolidación del enfoque de gestión por procesos en la institución.
Cumplimiento global de metas en un rango estimado entre 85% y 100%.
Proyectos
Proyectos ejecutados
Proyecto de Procedimientos Académicos
Objetivo
Evaluar y fortalecer los procedimientos académicos institucionales mediante una revisión integral que mejore su eficiencia y eficacia y garantice el cumplimiento normativo, aplicando la metodología de mapeo, revisión, optimización, digitalización y automatización.
Estado
Finalizado
Impacto · Incremento en la eficiencia operativa y reducción de tiempos; 63.6% de procesos académicos optimizados.
Digitalización de procesos institucionales
Objetivo
Sustituir procesos manuales por herramientas digitales.
Estado
En ejecución
Impacto · Mejora en trazabilidad y control; reducción de tiempos y de uso de papel (~60%).
Automatización de procesos
Objetivo
Integrar validaciones y controles en el sistema institucional UONLINE.
Estado
En ejecución
Impacto · Reducción de errores operativos y mayor confiabilidad de la información.
Implementación de inducción virtual (CAT)
Objetivo
Estandarizar la capacitación institucional.
Estado
Implementado
Impacto · Acceso permanente y formación continua, con 100% de cobertura de capacitación.
Internacionalización
Internacionalización
La Unidad no participó directamente en actividades internacionales; sin embargo, sus acciones contribuyen al fortalecimiento institucional requerido para procesos de internacionalización.
Reconocimientos
Reconocimientos
Unidad de Organización y Métodos (representada por Lady Quinteros)
Reconocimiento como personal integral y profesional ejemplar, en virtud del desempeño, liderazgo y contribución al fortalecimiento institucional.
Cena del 46° aniversario institucional y almuerzo navideño
Innovación
Innovación
Académica
La Unidad impulsó la innovación académica mediante la reingeniería de procesos clave del ciclo de vida del estudiante, incorporando un enfoque centrado en la experiencia del usuario. La optimización y estandarización de procedimientos académicos permitió reducir tiempos en procesos críticos de atención e inscripción, lograr mayor coherencia entre normativa, operación y plataformas digitales y mejorar la experiencia del estudiante en los puntos de contacto institucional. Adicionalmente, se establecieron las bases para una gestión académica basada en datos, habilitando la futura integración de indicadores para la toma de decisiones.
Tecnológica
Se consolidó una innovación tecnológica orientada a la transformación digital institucional, mediante la implementación progresiva de formularios electrónicos inteligentes con validaciones automáticas, generación automatizada de documentos PDF, integración de controles en el sistema institucional UONLINE y estructuración digital de la información para su trazabilidad. Como resultado, se logró una reducción de hasta 60% en procesos manuales, disminución de errores operativos y mayor confiabilidad, disponibilidad y control de la información. Se sentaron las bases para una arquitectura de automatización escalable, proyectando módulos estratégicos como evaluación docente, graduación e inscripciones autogestionadas.
Administrativa
La innovación administrativa se centró en la institucionalización del enfoque de gestión por procesos, evolucionando de una gestión operativa tradicional hacia un modelo estructurado, medible y orientado a resultados. Se implementaron metodologías de análisis y rediseño de procesos (MAPROS), mecanismos de control y seguimiento (encuestas, trazabilidad, validaciones) y la clarificación de roles y responsabilidades en los flujos operativos. Esto permitió reducir significativamente las actividades sin valor agregado, fortalecer el control interno e incrementar la eficiencia organizacional y la capacidad de respuesta institucional, avanzando hacia un modelo de gestión inteligente con procesos integrados, controlados y en mejora continua.
Gestión administrativa
Gestión administrativa
Acciones realizadas
Implementación de un modelo estructurado de gestión por procesos orientado a resultados; estandarización y formalización de procedimientos institucionales mediante manuales (MOF y MAPROS); desarrollo de mecanismos de control, seguimiento y evaluación del cumplimiento de procesos; integración de herramientas digitales para la gestión documental y operativa; apoyo técnico en auditorías internas para la verificación del cumplimiento normativo; acompañamiento estratégico a unidades académicas y administrativas en la adopción de mejoras; y fortalecimiento de la trazabilidad institucional mediante registros y controles documentales.
Necesidades identificadas
Implementación de un sistema especializado de gestión de procesos (BPM) que permita automatización integral; integración de plataformas institucionales para consolidar la transformación digital; fortalecimiento de capacidades tecnológicas y analíticas del personal; continuidad en la gestión del cambio organizacional; y evolución hacia un sistema de gestión de calidad más robusto e integrado.
Desafíos
Dificultades y desafíos
Durante la ejecución de las actividades se identificaron desafíos estructurales que incidieron en el desarrollo de los procesos de mejora: resistencia al cambio organizacional, principalmente en la adopción de nuevos procedimientos y herramientas digitales; dependencia de procesos manuales preexistentes, que limitó inicialmente la eficiencia operativa; limitaciones tecnológicas, que condicionan la automatización total de los procesos institucionales; y una cultura organizacional aún en desarrollo respecto a la documentación, el control y la mejora continua. Estos desafíos fueron abordados mediante estrategias de capacitación, acompañamiento técnico y mejora progresiva.
Lecciones
Lecciones aprendidas
La implementación de la gestión por procesos permite transformar estructuralmente la eficiencia institucional. La estandarización documental es un pilar clave para el control interno, la auditoría y la sostenibilidad organizacional. La transformación digital debe acompañarse de gestión del cambio para garantizar su adopción efectiva. El acompañamiento técnico continuo es determinante para la correcta implementación de mejoras. La mejora continua requiere sistemas de seguimiento, medición e indicadores que respalden la toma de decisiones. La participación activa de las unidades es fundamental para consolidar cambios organizacionales.
Proyecciones 2026
Proyecciones 2026
Para 2026, la Unidad de Organización y Métodos proyecta consolidar y escalar los avances alcanzados: extender la optimización al resto de macroprocesos institucionales; automatizar al menos el 70% de los procesos críticos institucionales; consolidar la mejora continua en el macroproceso de Gestión Académica; implementar indicadores de experiencia del estudiante vinculados a procesos; implementar un sistema de gestión de procesos (BPM) que permita automatización integral; profundizar la transformación digital institucional mediante la integración de sistemas; incrementar la eficiencia operativa en al menos un 20% adicional; incorporar herramientas de analítica de datos (Power BI) para el monitoreo de procesos e indicadores; fortalecer el sistema de auditoría interna basado en riesgos y procesos; consolidar el sistema de gestión de calidad institucional alineado a estándares de acreditación; dar continuidad a la optimización y rediseño de procesos estratégicos; y desarrollar indicadores de desempeño (KPI) para la evaluación de la eficiencia institucional.
Evidencia documental
Evidencia documental
Recursos y enlaces
Documentos y enlaces externos
Visualización de resultados y dashboard institucional
Proyecto de Procedimientos Académicos
Reconocimientos
Innovación — académica y administrativa